Spis treści:
Nie ma jednego, uniwersalnego rozwiązania na problemy komunikacyjne – każda organizacja jest unikalna i wymaga indywidualnego podejścia. Skupienie się na opracowaniu spersonalizowanych strategii komunikacyjnych, dostosowanych do specyfiki firmy, jej rozmiaru, branży i kultury, jest ważne. Komunikacja w organizacji wymaga nie tylko tego podejścia, ale także zrozumienia dynamicznego krajobrazu wewnętrznego, co pozwala na stworzenie skutecznych rozwiązań odpowiadających na realne potrzeby zespołu i wspierających osiągnięcie biznesowych celów. Najmocniejszym i zarazem najsłabszym ogniwem jest tu nadal człowiek, zwany czasem żartobliwie „czynnikiem białkowym”.
Współczesne miejsce pracy jest mozaiką różnych osobowości, stylów pracy i doświadczeń. Wrażliwość na te różnice i umiejętność dostosowania komunikacji w organizacji w odpowiedni sposób, tak aby dotrzeć do każdego i zrozumieć jego punkt widzenia, jest istotna. Różnorodność nie musi być przeszkodą, ale może stanowić wielką siłę napędową innowacji i kreatywności w organizacji. Konieczna w tym celu jest głęboka świadomość różnic i potrzeb indywidualnych oraz umiejętność zmiany czy przyjęcia innej perspektywy.
Komunikacja bywa identyfikowana z przekazywaniem informacji, można nawet powiedzieć, bywa mylona z przekazywaniem informacji. To tylko początek procesu, ponieważ komunikacja w organizacji to nie tylko informowanie o zmianach czy nowym projekcie. To tworzenie przestrzeni do dialogu, gdzie pracownik może wyrazić swoje opinie i poczucie przynależności. Inwestowanie w narzędzia komunikacji wewnętrznej, takie jak intranet, newslettery, regularne spotkania zespołowe oraz niestandardowe inicjatywy typu „dzień otwartych drzwi”, to świetne narzędzia, pomagające budować zaangażowanie i spójność wewnątrz firmy, ale nie można ich mylić z istotą komunikacji, czyli dialogiem.
Inwestowanie w rozwój kompetencji pracowników to kluczowy element w budowaniu silnej i efektywnej komunikacji w organizacji. Niestety dla części ludzi, szkolenie z komunikacji kojarzy się nie zawsze pozytywnie. Częściowo wynika to z niezręcznie przetłumaczonej kalki językowej z angielskiego, gdzie soft skills przetłumaczono jako umiejętności miękkie, czyli po polsku, w domyśle „niejakie”. Dodatkowo w opozycji są tak zwane szkolenia twarde. Skojarzenie jest proste, twarde, czyli mierzalne, miękkie – pitu, pitu. Tak nie jest. Soft skills dotyczy obszaru skupionego się na rozwijaniu umiejętności interpersonalnych, w tym komunikacyjnych. Może obejmować takie tematy jak rozwiązywanie konfliktów, przywództwo, wystąpienia publiczne i budowanie zespołu.
Nie można zarządzać tym, czego nie można zmierzyć. Komunikacja w organizacji z tej perspektywy jest praktyczną umiejętnością, którą można mierzyć zarówno z perspektywy efektów, jak i samego procesu. Efektywną komunikację da się opisać jako mierzalny proces z punktami kontrolnymi. Wprowadzenie systemu śledzenia wyników komunikacji pozwala na ocenę jej skuteczności i jest podstawą do dalszych usprawnień. Narzędzia analityczne, ankiety satysfakcji klienta czy wewnętrzne badania zaangażowania pracowników to przykłady metod pozwalających na zebranie wartościowych danych.
Jest takie powiedzenie „mówi co wie, ale nie wie co mówi”, oddaje ono bardzo dobrze sens i wagę bycia świadomym uczestnikiem komunikacji w organizacji. Paul Watzlawick, genialny badacz komunikacji, zauważył, że wszystko jest komunikatem, zarówno odpowiedź, jak i jej brak. Tak samo nasze zachowanie, ponieważ komunikacja to nie tylko słowa. Chodzi o to, aby być świadomym, jak dany komunikat może być odebrany przez odbiorcę.
Świat się zmienia, a z nim wiele czynników wpływających na sposób, w jaki komunikujemy się w miejscu pracy. Globalizacja, zdalna praca, zmiany pokoleniowe – to wszystko ma duży wpływ na wymogi komunikacyjne. Firmy, które wykazują elastyczność w swoich komunikacjach, adaptując się do nowych warunków, stają się bardziej odporne i konkurencyjne. Dotyczy to również, a może przede wszystkim nas, ludzi.
Zgłębianie przyczyn problemów z komunikacją w organizacji to złożony proces, który wymaga czasu, uwagi i chęci zrozumienia. Prawdziwa metamorfoza komunikacyjna następuje nie przez pojedyncze szkolenia, ale przez długoterminowe zaangażowanie we wszystkich aspektach organizacji. Komunikacja w organizacji jest żywym organizmem – wymaga ciągłego rozwoju i pielęgnacji, by przetrwać i kwitnąć w dynamicznym świecie biznesowym. Kluczem do sukcesu jest zastosowanie praktycznego podejścia, które uwzględnia wszystkie elementy systemu organizacyjnego i nie przestaje się rozwijać wraz z nim.
Autor artykułu:
