W artykule przeczytasz o:
Kłopot z tym stwierdzeniem polega na tym, że jest w wielu wypadkach prawdziwe, ale jednocześnie nic nie wnosi. Brak dobrze działającej komunikacji jest jedynie objawem, za którym może stać jeden lub wiele prawdziwych problemów. Zdarza się, że wszyscy dobrze wiedzą, że prawdziwym problem wcale nie jest komunikacja, a mimo to używają tego określenia. Tak się dzieje bardzo często, kiedy pojawia się konflikt. Właśnie wtedy często wzywa się firmę szkoleniową i zleca przeprowadzenie szkolenia z efektywnej, skutecznej komunikacji.
Ale czy naprawdę w takiej sytuacji problem leży w komunikacji? Może to tylko wygodny sposób, aby nie nazywać rzeczy po imieniu? Może to tylko środek do zrzucenia odpowiedzialności na zewnątrz, na „procesy komunikacyjne”, zamiast spojrzeć wewnętrznie na zarządzanie, zaangażowanie pracowników czy jasność celów?
Zacznijmy od tego, że komunikacja jest jak tlen dla organizacji. Jej brak albo zła jakość powoduje, że procesy życiowe firmy są zakłócone, co prowadzi do różnego rodzaju problemów operacyjnych. Ale zanim postawimy diagnozę – „komunikacja nie działa” – powinniśmy pamiętać, że to zawsze będzie tylko objaw. Często może się okazać, że to widoczny wierzchołek góry lodowej, pod którym kryje się o wiele więcej.
Kiedy słyszę: „Potrzebne jest szkolenie z komunikacji”, pierwsze, co przychodzi mi do głowy, to pytanie o to, co konkretnie się dzieje? Co się nie udaje? Prawidłowa diagnoza problemu to klucz do znalezienia rozwiązania. Należy cały czas zachować czujność i traktować diagnozę jak hipotezę do weryfikacji.
Przeprowadzając dokładną diagnozę, możemy odkryć, że problem jest banalny i przykładowo tkwi w zaniedbywaniu podstawowych zasad komunikacji, takich jak jasne formułowanie oczekiwań. Niejednokrotnie również problemem jest technologia – narzędzia, których używamy (lub ich brak), mogą zarówno pomagać, jak i utrudniać efektywny przekaz.
Wyznaczanie jasnych celów jest fundamentem dobrej komunikacji. Gdy pracownicy nie rozumieją misji firmy, jej strategii i tego, jak ich praca wpisuje się w większy obraz, trudno im jest się właściwie komunikować. Brak informacji na temat celów firmy i priorytetów prowadzi do zagubienia i frustracji. Wówczas komunikacja staje się niejasna i nieefektywna. Powody, dla których brakuje tych informacji bywają bardzo prozaiczne, ale skutki niestety są bardzo poważne. Jeśli założymy, że około 20% ludzi w firmie zna aktualne priorytety, to tak, jakby w czasie meczu tylko dwóch zawodników wiedziało która bramka jest nasza, a która przeciwników. Brak informowania pracowników jest realnym problemem, którego waga jest wciąż niedoceniana. Managerowie nie zdają sobie sprawy jak bardzo głębokie i negatywne skutki wywołuje ten rodzaj zaniedbania.
W erze cyfrowej technologia odgrywa kluczową rolę w komunikacji. Komunikatory firmowe, platformy do zarządzania projektami czy media społecznościowe – to wszystko narzędzia, które mają ułatwić i upłynnić przepływ informacji. Ale co, jeśli zamiast jednego, dobrze działającego systemu, mamy ich kilka i każdy z nich ma inną funkcję? Pewność, że ważne informacje zaginą w gąszczu zakładek i interfejsów, rośnie. Wtedy zamiast dobrej komunikacji pojawia się szum informacyjny i chaos, nad którym coraz ciężej zapanować.
Komunikacja jest odzwierciedleniem kultury organizacyjnej. Jeśli w firmie panuje atmosfera otwartości, szacunku i zaufania, to komunikacja naturalnie staje się łatwiejsza i bardziej efektywna. Natomiast gdy firma cierpi na deficyt tych wartości, komunikacja może stać się sztuczna i wymuszona. Jest to kamyczek do ogródka przełożonych, ponieważ dbałość o atmosferę i dobre relacje w pracy to ich bardzo ważna odpowiedzialność.
Menadżerowie i liderzy często są wzorami komunikacyjnymi dla swoich podwładnych. Jeśli lider nie potrafi dobrze komunikować się, nie może oczekiwać, że jego zespół będzie to robił lepiej. Szkolenie z komunikacji dla kierownictwa często jest kluczem do poprawy przekazu we wszystkich szczeblach organizacji. Podejście przełożonych jest też znakiem dla pracowników co jest ważne i o co dbać. Konieczna tutaj jest spójność. Szef, który przychodzi na szkolenie z laptopem i pracuje w trakcie, nie daje dobrego przykładu, jednocześnie KOMUNIKUJE – chcąc, czy nie chcąc, że tak naprawdę temat szkolenia nie jest ważny, albo że „on już wszystko wie, a problem są ludzie, których trzeba właśnie szkolić, bo gdyby tylko wiedzieli to co on….”
To błędne przekonanie, że wystarczy raz dobrze przekazać informację, a zostanie ona przyjęta i zapamiętana na zawsze. Komunikacja to proces wymagający stałego podtrzymywania i powtarzania. Jest to szczególnie ważne w szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym, w którym pracujemy dzisiaj.
Narzędzie, które niestety jest często niedoceniane. Efektywna komunikacja wymaga stałego dawania i przyjmowania informacji zwrotnej. To pozwala na bieżąco korygować nieporozumienia i poprawiać działania.
Samo stwierdzenie: „Komunikacja nie działa” nie rozwiązuje problemu – wręcz przeciwnie, może prowadzić do jeszcze większego zamieszania. Ważne jest, aby dokładnie zbadać, co stoi za tym stwierdzeniem. Często znajdziemy pod nim szereg innych, bardziej złożonych problemów. Dopiero po ich rozwiązaniu możemy efektywnie poprawić komunikację i tym samym funkcjonowanie całej organizacji. Osiągnięcie sukcesu w tej dziedzinie wymaga ciągłej pracy, otwartości na feedback i zaangażowania na wszystkich poziomach zarządzania.
Autor artykulu:
